| F.A.Q.
Per impostare
un Sistema qualità in
azienda devo per forza ‘avere in casa’ un consulente?
Ovviamente no. Non è necessario.
Un consulente esterno può svolgere un ruolo positivo in
Azienda perché:
- porta comunque esperienze acquisite in aziende diverse,
- spesso è più ascoltato
rispetto ad un collega di lavoro,
- è più obiettivo ed imparziale
nel giudicare e valutare varie situazioni.
Un consulente però spesso è costoso, e vincola comunque
l’azienda ad un programma di incontri, di riunioni etc.
Non è necesario quindi affidarsi ad un consulente esterno
per l’impostazione del proprio sistema qualità. Si
può fare da sé.
A tale proposito è comunque
necessaria:
- una buona conoscenza dei requisiti
della Norma di riferimento (ad esempio ISO 9001:2000),
- una buona conoscenza dell’Azienda,
- avere un’idea della struttura
della documentazione da produrre e delle attività da
avviare,
- sapere a quale Ente di certificazione
rivolgersi per avviare l’iter
per la certificazione,
- sapere come si svolge l’iter
per la certificazione, cosa normalmente viene richiesto,
come comportarsi
con gli ispettori
Può essere un buon aiuto ed un risparmio di tempo avere
a disposizione una buona ‘base di partenza’ a livello
documentale (bozza di manuale, procedure generali, esempi di modulistica)
d cui partire per impostare le attività.
Quali
sono i principali documenti da produrre per impostare un
Sistema
Qualità L' organizzazione di un Sistema
Qualità poggia sulla documentazione,
che definisce le attività per l' assicurazione della qualità messe in atto dall' azienda.
Ècomposta essenzialmente da:
- Manuale del Sistema Qualità -
che enuncia la politica per la qualità che si intende
perseguire e descrive il
Sistema Qualità;
- Procedure scritte - che definiscono
nel dettaglio, per ciascuna attività, le azioni, le responsabilità,
i metodi e
i mezzi operativi, i controlli e le registrazioni da effettuare;
- Sistema di registrazione dati - che
ha lo scopo di dare evidenza oggettiva delle attività eseguite,
dei controlli operati e dei risultati ottenuti.
Particolare cura deve essere dedicata
alla definizione e alla redazione della documentazione in modo
da renderla snella ma adeguata a rappresentare le attività dell'
azienda, capace di dare evidenza alla conformità delle azioni
svolte ai requisiti della norma e tale da consentire una raccolta
dei dati efficace per mettere in luce i margini di miglioramento;
il tutto senza appesantire il lavoro del personale addetto.
Deve
essere la normativa ad adeguarsi all’azienda e non l’azienda
alla normativa. Quali
sono i principali passi operativi da avviare per realizzare
un Sistema qualità?
Essenzialmente sono i seguenti:
• Definire i processi principali
di un’organizzazione
Identificarli
Disegnarli e rappresentarli
Stabilire obiettivi, indicatori, variabili
• Stabilire un piano delle procedure
da realizzare
Tramite le procedure operative si procede a definire
le responsabilità,
il flusso delle attività, i documenti da utilizzare, i controlli
da eseguire, le modalità di gestione delle informazioni
(identificazione, archiviazione, denominazione etc..) necessario
per una corretta gestione dei processi. Si può stabilire
che per ogni processo individuato si realizza una sola procedura
per la relativa gestione, oppure che ad un processo corrispondono
più procedure operative
• Realizzare le procedure previste
nel piano
Intervista con le persone coinvolte,
Raccolta informazioni,documenti, osservazione attività
Definizione bozza preliminare
Revisione ed approvazione ufficiale
• Applicazione
di quanto stabilito nella documentazione
Periodo di prova per verificare l’effettiva efficacia
delle procedure realizzate,
• Completamento
della documentazione necessaria
Istruzioni operative,
Specifiche,
modulistica
Manuale Qualità
• Esecuzione
di Verifiche ispettive interne
Per monitorare l’applicazione del sistema avviato
• Raccolta dati, analisi
indicatori, riesame del sistema, pianificazione del miglioramento
Analisi non conformità, scarti, reclami
Valutazione fornitori,
Indicatori economici e finanziari,
Soddisfazione del cliente.
Riesame dl sistema
• Avvio richiesta
di certificazione
Indirizzata all’Ente di certificazione prescelto
Perché mi
devo certificare?
I motivi che spingono un' azienda a certificarsi possono essere
molteplici, ma quelli principali sono:
Avere una qualifica che permetta la partecipazione a gare o appalti
che prevedono questo requisito.
Ormai molti enti pubblici e privati selezionano i fornitori di
beni e servizi inserendo come requisito la certificazione
ISO 9000. Si tratta della presa di coscienza generalizzata della
validità del concetto di qualità come risultato di
un corretto sistema di gestione.
Verificare la corretta implementazione
del Sistema di gestione.
L' azienda che implementa
un sistema di qualità (o di gestione ambientale) impegna molte risorse,
non ultime quelle finanziarie. Tutto ciò ha un costo
e quindi é giusto che l' azienda dopo tutti questi sforzi
sappaia se il sistema che adotta é o non é conforme
alla norma di riferimento; se lo sforzo generato ha dato o non
ha dato il risultato sperato.
Far conoscere all'esterno della efficacia
del Sistema di gestione. Naturalmente una volta
che l' azienda sa che lavora in qualità é interessata
a farlo sapere ai propri clienti. La certificazione da parte di
un ente terzo é il mezzo più qualificante per farlo.
Far sapere che il miglioramento ottenuto
dipende da un Sistema di gestione e non da iniziative
isolate.
Un buon servizio o la buona qualità di un
prodotto possono dipendere da casuali combinazioni di
fattori positivi o dalla buona volontà degli addetti. Con
la certificazione invece l' azienda fa sapere che la
qualità che il cliente percepisce non é casuale,
che esiste una precisa volontà e un insieme di regole che
ha
permesso si arrivasse a quel risultato.
Avere un continuo stimolo al miglioramento.
Per
l' azienda sapere di avere, a scadenze programmate, un
controllo esterno sul suo sistema vuol dire sapere che i miglioramenti
sono
sempre possibili e che il mantenimento non é un'
operazione banale. Il compito dell' Organismo di Certificazione é anche
quello di stimolare l' azienda a non considerare ogni
obiettivo raggiunto come una soglia non superabile, ma ad
andare sempre oltre.
Quali possono essere i principali vantaggi relativi alla certificazione?
I vantaggi connessi alla certificazione di qualità si
possono anche riassumere tra vantaggi esterni ed esterni:
Vantaggi verso l' esterno
- maggiore possibilità di esportazione
- possibilità di accesso alle gare
- maggiore possibilità di forniture ad aziende già certificate
- miglioramento dell' immagine
- miglioramento dei rapporti clienti-fornitori
- diminuzione delle contestazioni
- maggiore omogeneità di comportamento
dell' azienda
- migliore comprensione dell' organizzazione
Vantaggi interni all' azienda
- miglioramento dell' organizzazione aziendale
- miglioramento dei flussi di lavoro
- miglioramento delle comunicazioni
- maggiore coinvolgimento e motivazione del personale
- minore difettosità (scarti, rilavorazioni,
errori)
- maggiore efficienza
Cos’è la
Vision 2000
Il grande successo riscontrato
a partire dalla prima edizione delle norme nel 1987 ha spinto il
comitato dell' ISO ad individuare i punti deboli della
norma ISO 9000 ed avviare un processo di revisione, conosciuto come "Vision 2000", per meglio rispondere alle esigenze
delle aziende e dei loro clienti.
Entro il 15 dicembre 2003 tutte le aziende certificate con la vecchia
ISO 9000 (1994) dovranno obbligatoriamente passare
alla Vision 2000, mentre le aziende che si certificano ex novo
accedono automaticamente alla Vision 2000.
La nuova versione della ISO 9000, identificata da ISO 9001:2000,
detta Vision ha subìto soprattutto cambiamenti
strutturali, gli argomenti sono stati ridistribuiti per seguire
in modo migliore le logiche di produzione aziendale,
alcuni sono stati approfonditi o ampliati per garantire la loro
applicabilità alle più diverse situazioni.
In generale l' attenzione viene spostata più verso
la adeguatezza del sistema gestionale piuttosto che ad una stretta conformità a quanto prescritto
dalla norma stessa.
Per l’azienda la Vision 2000 risulta di più facile
gestione sia per la parte documentale che per quella operativa.
Vengono introdotti nuovi concetti quali il miglioramento continuo
e il monitoraggio della soddisfazione del cliente. In sintesi maggiori vantaggi interni
e migliore gestione complessiva.
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